Cách quản lý quán cà phê hiệu quả cho người mới làm chủ

Không ít chủ quán khi bắt tay vào kinh doanh đều nghĩ đến những viễn cảnh màu hồng như những buổi quán chật kín chỗ ngồi, tiếng trò chuyện râm ran khắp quán, pha chế không kịp nghỉ tay, … Tuy nhiên, để hiện thực hóa giấc mơ này, bạn cần nắm chắc cách quản lý quán cafe hiệu quả, nếu không, tất cả chỉ nằm trong viễn tưởng mà thôi. Hãy cùng HorecaVN tìm hiểu qua bài viết này nhé!

1. Đầu tư vào máy móc, dụng cụ pha chế

Sai lầm lớn nhất khi bắt tay vào đầu tư xây dựng quán cà phê là quá tập trung vào trang trí, mua sắm decor cho quán mà lơ là các vật dụng, máy móc trực tiếp làm ra sản phẩm. Cụ thể hơn, bạn cần lựa chọn kỹ máy lạnh, máy xay, máy ép…để đảm bảo đáp ứng yêu cầu thành phẩm. Các dòng máy cao cấp thường có mức độ khấu hao thấp hơn, vận hành ổn định, sẵn sàng hoạt động với tần suất cao, ít phải sửa chữa hay thay thế.

2. Cập nhật menu thường xuyên

Thực tế hiện nay nhiều khách hàng tới quán cà phê chỉ để check in, chụp ảnh hay đơn giản là cần không gian thư giãn và học tập. Tuy nhiên, cũng không ít khách hàng lặn lội đường xa tới quán để nhâm nhi thức uống yêu thích, hoặc do quán vừa cập nhật nhiều món mới bắt mắt, lạ tai.

Chính vì thế, bên cạnh không gian quán, bạn còn cần liên tục nghiên cứu, học hỏi để cho ra thức uống mới, thu hút khách hàng cũ và mở rộng sang cả những đối tượng khách hàng mới nhé. Bên cạnh đó, bạn cũng nên thường xuyên phân tích hoạt động kinh doanh của cửa hàng để xác định các món hot hit và các món đang dần bị lãng quên, tìm ra nguyên nhân để có quyết định điều chỉnh hợp lý. Giữ mãi một món đồ uống “ế khách” chỉ khiến cửa hàng tốn thêm chi phí bảo quản nguyên liệu mà thôi.

3. Nhận diện thương hiệu và chất lượng dịch vụ

Cách quản lý quán cà phê đang được nhiều “Ông lớn” trong ngành F&B áp dụng đó là xây dựng bộ nhận diện thương hiệu rõ ràng. Kể cả với quy mô nhỏ, bạn cũng nên tập tành làm quen bởi chỉ khi khách hàng nhận ra bạn trong hàng ngàn thương hiệu khác, họ mới có thể quyết định ghé qua hay không.

Trước tiên, hãy thể hiện qua đồng phục nhân viên, đồng bộ dịch vụ và gây dấu ấn bởi sự quan tâm đặc biệt như tặng thêm bánh ngọt vào ngày sinh nhật khách hàng, sẵn sàng làm nóng lại đồ uống khi khách yêu cầu…Chỉ với những chi tiết nhỏ nhặt, bạn sẽ gây ấn tượng khó phai với khách hàng, để khi ghé qua hàng trăm cửa hàng khác, họ vẫn chọn bạn là nơi dừng chân quen thuộc và giới thiệu cho bạn bè. 

4. Đầu tư marketing

Bất kì doanh nghiệp, nhà hàng, quán ăn, quán cafe nào cũng đều cần tới marketing để nâng cao năng lực cạnh tranh trong xu thế thị trường “đất chật người đông” hiện nay. Thế hệ trẻ là những con người độc lập nhưng sẵn sàng kết nối, chính vì thế các quán cà phê sinh ra phải đi kèm với nhu cầu thiết yếu này.

Khi tập trung vào marketing, bạn sẽ tiếp cận với tập khách hàng lớn, cho họ thấy giá trị của mình và hơn hết chạm tới cảm xúc, sẵn sàng đáp ứng mong muốn “kết nối” luôn sục sôi và còn phát triển trong tương lai.

Nếu có mục tiêu đi nhanh, đi xa, bạn sẽ cần tới các chiến dịch marketing cụ thể, nên tìm kiếm sự tư vấn từ những người có chuyên môn để có quyết định đầu tư đúng đắn, hoặc học hỏi cách quản lý quán cafe từ những tấm gương thành công trên thị trường.

5. Ước tính nguyên vật liệu và phòng tránh rủi ro

Để nhẹ gánh chi phí đầu vào, nhiều quán cà phê nhập nguyên liệu số lượng lớn, không tính toán dựa trên số liệu thực tế, định lượng theo đồ uống, dẫn đến tồn đọng mất kiểm soát.

Để tránh rơi vào trường hợp tương tự, bạn nên ứng dụng phần mềm quản lý vào cập nhật hàng tồn kho, tự động trừ hàng sau khi hoàn tất order, xem báo cáo số liệu mọi lúc mọi nơi. Đây chưa phải cách quản lý quán cafe hoàn hảo nhưng là giải pháp hiệu quả nhất ở thời điểm hiện tại.

Nếu muốn tìm hiểu, nâng cao thêm kiến thức quản lý và vận hành quán cà phê, trà sữa. Các chủ quán có thể đăng ký tham gia Khóa học kinh doanh quán cà phê, khóa học kinh doanh quán trà sữa tại HorecaVN. Liên hệ ngay với HorecaVN theo hotline: 0963.906.266 hoặc qua fanpage: Đào Tạo Pha Chế Chuyên Sâu Horecavn.